Notion入門：基本操作からデータベース作成まで

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Notionは「メモ」「タスク管理」「Wiki」「データベース」などをひとつのアプリでまかなえるオールインワンツールです。とはいえ最初は「ブロック」や「データベース」といった独特の概念に戸惑う人も多いはず。

この記事では、Notionを初めて触る方向けに、基本操作からデータベース作成までを順を追って解説します。

Notionの画面構成を知る

Notionを開くと、画面は大きく2つのエリアに分かれています。

サイドバーの上部には検索アイコンやワークスペース名が並び、その下に自分が作成したページが一覧表示されます。
ページは階層構造(親ページの中に子ページを作る)を持てるのがNotionの大きな特徴です。

サイドバーの「ページを追加」(+マーク)をクリックすると、新しいページが作成されます。

ページには以下を設定できます。

タイトルを入力してEnterキーを押すと、本文の入力に移れます。ここから先が「ブロック」の世界です。

Notionでは、テキスト・画像・表・リストなど、ページ内のあらゆる要素が「ブロック」という単位で管理されています。ブロックの操作を覚えることが、Notion習得の一番の近道です。

本文エリアで何もない行に「/」(スラッシュ)を入力すると、挿入できるブロックの一覧(スラッシュコマンド)が表示されます。

よく使うブロックの例：

Notionでは、ページの中にさらにページを作ること(サブページ)ができます。本文中で「/」→「ページ」を選ぶか、既存のテキストの前に「>」を入力すると、その場でサブページが作成されます。　　　　　　　　　　

これにより、たとえば「プロジェクト管理」という親ページの中に「タスク一覧」「議事録」「資料」といった子ページを整理して配置できます。

ここからが本記事の本題、Notionの真骨頂とも言える「データベース」機能です。

データベースは、Excelの表のようにデータを行(アイテム)と列(プロパティ)で管理できる機能です。単なる表と違うのは、「表示形式(ビュー)」を切り替えられる点と、各行がそれぞれ1つのページになっている点です。

テーブルの一番右にある「+」をクリックすると、新しい列(プロパティ)を追加できます。プロパティにはいくつか種類があります。

テーブルの一番下にある「+ 新規」をクリックすると、新しい行が追加されます。各行はクリックすると開き、独立した1つのページとして中身(本文)を書き込むこともできます。つまり「タスク一覧の1行」が、そのまま「そのタスク専用の詳細ページ」にもなる、という構造です。

同じデータベースでも、目的に応じて表示形式を切り替えられます。データベース名の右側にある「+ ビューを追加」から選択します。

テーブル上部の「並べ替え」「フィルター」ボタンから、特定の条件でデータを整理できます。たとえば「担当者が自分」「ステータスが未完了」だけを表示する、といった使い方が可能です。

今回紹介した内容を振り返ります。